Huga þarf að ýmsu við samningagerð, bæði sem höfundur og notandi. Hér eru nokkur atriði sem skipta máli við samningsgerð í samkomulagi um tiltekin not.
- Einkaréttur eða afnotaréttur? – Ef notandi öðlast einkarétt til að nota verk, þá má höfundur ekki framselja öðrum réttinn nema með samþykki notanda (td sérstakir verksamningar milli höfundar og verkkaupa og umfangsmikil „commercial“ not). Ef notandi öðlast afnotarétt, getur höfundur notað verkið á fleiri miðlum og framselt því víðar (td ljósmyndabankar, almenn endurnotkun, hönnunarútfærslur). Ef um slíkt framsal ræðir er eðlilegra að þóknun vegna notanna sé mun lægri en við framsal einkarétt, enda tekjumöguleikar höfundar ekki takarmarkaðir við einn kúnna eða eina „notkun“.
- Nafngreiningarréttur – Hvernig skal nafngreina verkið? Og Hvenær?
- Miðlun – Hvers konar not? – á internetið? Á strætóskýli? Á strætó? Í prent? Í hreyfimynd? Í söluvöru? Í auglýsingu? Því víðtækari og meira commercial sem notin eru, því meiri þóknun á að koma fyrir notin. Athugið að algengt er að útiloka algerlega hvers konar not við söluvöru við almennt samkomulag um notkun, og taka sérstaklega fram að við slík not þurfi ávallt sérstakt samþykki höfundar og nýtt samkomulag.
- Tímabil – hér er mjög gott að tímatakmarka notin, eða amk ekki gera þau ótímabundin. Eðlilegt getur talist að sjálfstæðir höfundar miði við 2-5 ár, fyrirtæki 5-10 ár, en hér skiptir fjárhæð þóknunar einnig máli.
- Svæði – worldwide? Eingöngu Ísland? Eingöngu Evrópa eða USA?
- Þóknun – Ef um ákverðið verk er að ræða, er afar mikilvægt að gera greinarmun á vinnuframlagi annars vegar og svo þóknun fyrir notkun (höfundaréttur) hins vegar, enda sé hvort um sig skattlagt með ólíkum hætti, sjá nánar hér. Ákjósanlegast er að gera sérstaka reikninga fyrir hvort um sig ef um sjálfstæðan höfund ræðir. Þar skal tiltaka skýrt hvað hvor reikningur dekkar, og útlista í reikningnum um notkun þau skilyrði sem hér koma fram að ofan (sérstaklega mikilvægt að nefna notkunarmiðla og tíma). Ef um fyrirtæki ræðir er eðlilegra að gera einn heildarverðpakka, en þar inni sé e-s konar sundurliðun eða tiltekið sérstaklega að greiðsla dekki einnig höfundarétt til ákveðins tímabils og þá notkunarmiðla sem um ræði í samningum. Einnig er mikilvægt að taka fram að öll umfram notkun sé háð frekari greiðslu, og jafnvel nefna þá fjárhæð og framkvæmd sérstaklega.
- Framsal og not til 3. aðila – Mikilvægt er að tilgreina að samkomulagið gildi eingöngu milli notanda og höfundar, og framsal til 3. aðila sé ekki heimilt nema með fengnu samþykki höfundar. Í þessu samhengi er einnig gott að tiltaka að við verulega vanefnd af hendi notanda, eða við gjaldþrot, færist rétturinn tafarlaust aftur til höfundar endurgjaldslaust, og sé það á ábyrgð notanda að fjarlægja notin af öllum miðlum.
* Öll umframnotkun en það sem samið er um í samningi ætti að hafa tilefni til nýs samkomulags og greiðslna. Þess vegna gæti verið gott að hafa greinargóða sundurliðun við hvern lið, til að hægt sé svo að meta síðar meir hvað greiða ætti fyrir frekari notkun.
** Nægilegt getur verið að þessar upplýsingar komi fram í tölvupósti, þó að sjálfsögðu séu undirritaðir samningar sterkari. Hins vegar er allt betra en einungis munnlegir samningar! – þannig að því meira sem er til í tölvupóstum því betra.
*** Skapalón af samkomulagi sem fylgir hér með, er einungis til viðmiðunar og glögguvunar fyrir höfunda og notendur, og eru þar tilgreind þau lágmarksatriði sem skulu koma fram í samkomulagi sem þessu. Að sjálfsögðu er hægt að semja um hvað sem er, og einnig hafa samkomulagið mun ítarlegra.